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Je suis certaine que ce n’est pas la première fois que tu entends parler d’organisation, de structure ou encore de systèmes sur internet. Tout le monde te dit qu’il faut structurer pour pouvoir scaler, ou pas d’ailleurs, tu n’es pas obligée de chercher la croissance coûte que coûte dans ton entreprise si ce n’est pas la vision que tu as pour cette dernière. Mais en vrai, personne ne nous dit vraiment comment organiser et structurer notre entreprise concrètement ? Alors tiens toi prête parce que c’est tout l’objet de cet article.
Pour que ça soit le plus clair pour toi, vois ton entreprise comme une maison. Tout comme la maison a des fondations, ton entreprise aussi. Cette fondation en entreprise c’est l’ensemble de ta vision, tes valeurs, ta mission, ta clientèle cible et tes offres. Et sans fondation, tu sais que tout s’écroule.
Ensuite, tu as la structure de la maison, c’est pareil dans ton entreprise, et la structure dans une entreprise correspond aux fameux systèmes.
Mais c’est quoi un système ?
Si on regarde la définition large, un système c’est d’abord un ensemble de processus, d’outils, de modèles, de timelines et de cadence qui sont interconnectés et fonctionnent ensemble dans le but d’accomplir un objectif commun.
Pour faire plus simple, c’est ce qui fait tourner ton entreprise, et à vrai dire, tout ton business est un système en soi.
Pour commencer à déterminer ces fameux systèmes, tu peux te poser la question suivante :
« Qu’est-ce que je fais sur une base quotidienne, hebdomadaire et mensuelle qui m’aide à gérer mon entreprise ? ».
Tu pourras facilement arriver avec quelques éléments fondamentaux : ce que tu produis et ce que tu fais pour faire tourner ton entreprise.
Selon ton industrie tu vas peut-être faire de l’accompagnement, de faire de la prestations de services, etc.
- Mais donc il va y avoir : ton système de livraison des offres que tu proposes
- Il va y avoir aussi ton système d’acquisition clients
- Ta planification et gestion de tes tâches
- La gestion de tes finances
Si je ne vais citer que les principaux.
Copie ma méthode pour structurer une entreprise
Quand j’aide mes clientes dans la structuration de leur business, je commence toujours par un gros inventaire des opérations.
Première étape : l’inventaire de tes activités
A quoi cela consiste concrètement ?
Il s’agit de lister toutes les tâches que tu fais de façon répétitive dans ton entreprise.
Voici quelques questions pour t’aider dans ta session brainstorming
- Que fais-tu exactement quand tu dois développer ta visibilité ?
- Que fais-tu quand un client décide de travailler avec toi ?
- Comment planifies-tu ta semaine ? Comment fixes-tu tes objectifs etc.
- Que fais-tu quand tu dois relancer tes prospects ?
L’objectif ici c’est de lister vraiment tout ce que tu fais chaque jour, chaque semaine, chaque mois, chaque trimestre, chaque année dans ton business.
Tu peux utiliser un tableau blanc et des post-it ou des outils numériques de brainstorming comme Miro ou Whimsical.
Deuxième étape : catégoriser
Ici tu dois regrouper les tâches similaires par catégorie. Je m’explique un peu : quand tu as fini de lister absolument tout, tu vas regrouper les tâches similaires ou susceptibles d’être de la même famille.
Par exemple : établir une facture, télécharger les factures des dépenses professionnelles, faire un rapprochement bancaire sont des tâches relatives aux finances.
Ou encore créer un article de blog, rédiger un post Instagram, envoyer une newsletter peuvent entrer dans la catégorie marketing.
Tu peux utiliser des codes couleurs pour différencier les différentes familles de tâches.
L’idée ici est d’avoir des catégories principales qui vont devenir en quelque sorte les différents départements de ton entreprise : que tu sois solopreneure ou que tu travailles avec des freelances.
On arrive à quelque chose de ce genre :
Cela va te servir de base pour tout bien ranger plus tard.
On ne réinvente pas la roue non plus tu vois.
Troisième étape : trier en vue de la documentation
C’est seulement à cette étape que tu vas commencer à réfléchir à tes process.
Pour rappel, un process est une série ou un ensemble d’activités qui interagissent pour produire un résultat. Les process aident les systèmes à s’exécuter de façon efficace.
Prenons un exemple, ton objectif est de publier un article de blog, et pour arriver à ce résultat, tu dois passer par quelques étapes :
- trouver une idée d’article
- établir le plan
- rédiger le brouillon
- créer les visuels qui vont illustrer ton article
- le mettre en ligne sur ton site
C’est ça un process.
Il se peut que tu as déjà certains process en place pour une partie de tes activités. L’intérêt de la troisième étape est donc de catégoriser les process qui ont déjà été documentés, lister les process manquants pour que tu puisses suivre facilement leur création pour plus tard.
Voilà, j’espère que cet article t’a aidé à voir la structuration comme quelque chose de fun, nous allons aborder la création de process à proprement parler dans un autre article qui sortira bientôt.
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