Comment organiser son business de presta avec Clickup

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Cet article est à lire absolument si vous êtes prestataires de services, si vous dirigez une agence web et si vous cherchez un outil pour gérer vos tâches, celles de votre équipe si vous en avez et aussi pour suivre vos différents projets.

J’aimerai vous présenter Clickup, c’est l’outil que j’utilise pour gérer mon entreprise et même mes projets personnels depuis 2019.

Je peux dire que ClickUp a changé la donne pour mon entreprise.

J’ai commencé à l’utiliser lorsque la version 1.0 même si je n’étais pas très fan à cette époque, ensuite, à la sortie de version 2.0, je suis tombée en amour pour l’outil, et encore plus maintenant que la version 3.0 est disponible.

Qu’est-ce que Clickup ?

Peut-être que vous en avez déjà entendu parler même si ce n’est pas l’outil le plus populaire du côté francophone. Je définis Clickup comme l’outil tout en un pour gérer notre travail.

Cela va bien au-delà de la gestion de projets bien évidemment. Ce qui est vachement pratique tout de même car cela évite le « tool stacking » ou l’accumulation d’outils.

Si vous souhaitez gagner du temps, si vous n’avez pas envie d’avoir une vingtaine d’outils pour faire tourner vos opérations, il est temps de considérer cette option.

Comment organiser son espace de travail ?

Quand je demande aux personnes avec qui j’échange pourquoi vous n’utilisez pas Clickup ?

La réponse qui revient le plus c’est Clickup n’est pas aussi personnalisable que Notion.

Ce qui n’est pas vrai, c’est personnalisable, à sa manière.

Ok, Clickup a une hiérarchie prédéfinie, c’est d’ailleurs la raison pour laquelle je l’aime tant.

Et l’avantage d’avoir ce cadre, c’est que vous n’avez pas à passer du temps à construire d’une page blanche et donc vous allez être beaucoup plus efficace, en tout cas c’est ainsi que je vois les choses.

Je n’ai pas à paramétrer des fonctionnalités qui me sont indispensable pour s’assurer que le travail soit fait et bien fait.

Première étape : comprendre la hiérarchie

La première chose à faire lorsqu’on veut utiliser un outil c’est de regarder et comprendre son fonctionnement. Et si vous voulez exploiter Clickup à son plein potentiel, vous avez besoin de comprendre comment il a été construit.

La hiérarchie de Clickup ou la vue verticale est la suivante :

• L’espace de travail
• Les espaces
• Les dossiers
• Les listes
• Les tâches
• Les sous-tâches et les checklists

L’espace de travail :

C’est le plus haut niveau dans la hiérarchie de Clickup. Quand vous créez votre compte ClickUp, vous créez à la fois votre compte utilisateur et votre espace de travail. Cet espace de travail va porter le nom de votre entreprise et c’est le seul espace de travail dont vous aurez besoin dans toute l’organisation.

Les espaces ou spaces :

Vous pouvez voir les espaces Clickup comme des départements de votre entreprise. Vous avez la possibilité de regrouper dans un espace, tout ce qui concerne un aspect de votre business comme par exemple : les opérations, le growth, clients etc.

Chaque espace est construit sur-mesure, quand vous commencerez à paramétrer un espace, je vous conseillerai de vous concentrer sur les besoins de votre business. Une agence web et un cabinet d’expertise comptable ne vont pas avoir les mêmes paramétrages.

Les dossiers

Vous pouvez considérer les dossiers comme une collection de « listes de » qui partagent la même thématique. Il n’est pas obligatoire d’avoir des dossiers dans Clickup, vous pouvez ne fonctionner qu’avec des listes mais si vous avez plusieurs flux de travail sous une même thématique, c’est plus judicieux de les regrouper dans un dossier.

Par exemple dans votre espace clients, vous pouvez créer un dossier par type de prestations et une liste par client 🙂

Dans votre espace Growth, vous pouvez avoir un dossier content marketing qui contiendrait : votre calendrier éditorial, votre banque de contenus, votre boite à idées et vos campagnes marketing en même temps.

Vous voyez l’idée ?

Les listes

Les listes sont le moteur de ClickUp. Chaque liste contient les tâches passées, actuelles et à venir. Comme les dossiers, chaque liste a la possibilité d’être affichée de plusieurs manières (on en parlera un peu plus bas)

Les listes sont la clé pour donner plus de clarté à vos tâches. En divisant vos dossiers en morceaux plus faciles à gérer, vous pourrez rester organisée dès le départ.

Il existe de nombreuses façons différentes de créer des listes, mais tout dépend de ce qui fonctionne le mieux pour vous, c’est ce qui va vous aider à mieux adopter Clickup.

Ensuite vous avez les tâches

Les tâches constituent la partie principale de votre ClickUp ! C’est à travers les tâches que le travail se fait.

Jusqu’à récemment, c’est-à-dire avant le lancement de la version 3.0, tout ce que vous créez dans une liste est considéré comme une tâche.

Ensuite, dans tâches, vous allez pouvoir ajouter des sous-tâches et des checklists.

Mais maintenant grâce à la fonctionnalité Custom Task Type, vous avez la possibilité de choisir le « type » d’informations que vous saisissez dans votre Clickup.

Cette fonctionnalité est très intéressante pour faire la différence entre une simple donnée et une vraie tâche.

Pour qu’une tâche soit une tâche, pour moi, il est important que l’on assigne à quelqu’un, qu’elle a une date butoir, et qu’elle dispose d’un statut pour nous indiquer à quelle étape elle est.

Si vous avez des besoins un peu plus complexes, sachez que vous pourrez ajouter d’autres champs personnalisées dans Clickup selon vos besoins.

Ensuite, vous avez la vue horizontale avec « les vues« 

Les vues sont là pour afficher les différentes informations et actifs que vous avez sur Clickup sous différentes manières. Chaque vue offre une perspective unique sur votre travail.

Les vues tâches nous permettent donc visualiser les tâches de différentes manières avec différentes façons de grouper, de tri ou de filtrage..

Je ne liste pas tout pour garder la pertinence par rapport à cet article, mais pour l’essentiel on a :

• La vue liste qui est la vue par défaut de Clickup et pour la simple et bonne raison que c’est la vue qui nous offre le maximum de flexibilité en termes d’affichage.
• La vue board ou kanban, si vous avez déjà utilisé Trello, vous êtes probablement familier avec cette vue, c’est la vue la plus adaptée quand vous voulez voir à quelle stade de votre processus une tâche est par exemple ou votre contenu ou votre prospect etc.
• La vue calendrier, idéale pour le calendrier éditorial 🙂 ou pour faire un planning, c’est la vue que j’utilise quand je planifie mes tâches, on pourra en faire un autre article à ce sujet.
• La vue tableau, c’est une version plus joli d’un excel 🙂 sans plus on va dire, c’est la vue qui m’emballe le moins dans Clickup si vous voulez mon avis sincère.
• La vue timeline : la vue chronologique est parfaite pour les feuilles de route, la planification et la gestion des ressources, si vous avez une agence, une équipe de développeurs, je pense que vous allez apprécier cette vue.
• La vue Gantt pour les gestionnaires de projets, vous pouvez utiliser cette vue pour planifier des projets, gérer le temps passé et fixer des deadlines.
• La vue team, ceci permet de voir la capacité de votre équipe en un coup d’oeil, sur quoi elle travaille et qu’est-ce qui a été fait.

Mais il y a d’autres vues que je n’ai pas citées ici mais qu’on pourra éventuellement traiter dans un prochain article.

Comment organiser business dans Clickup ?

Maintenant que vous savez ce que vous pourrez faire avec Clickup, vous vous dites peut-être ok tout ça c’est bien sympa mais je commence par quoi ?

Commencez par créer les 3 espaces essentiels dont vous avez besoin pour fonctionner

Quand vous configurez Clickup, commencez par les espaces. Cela vous aidera à mieux comprendre comment héberger le reste de vos actifs et vos informations à l’intérieur.

En tant que prestataires, je vous conseille de commencer par les 3 espaces essentiels que vous devriez avoir : l’espace opérations, l’espace clients où vous gérez les prestations pour vos clients et l’espace growth qui va abriter vos tâches relatifs à la vente et aux marketing.

En fait, s’il y a une bonne règle à retenir, ce serait la suivante : moins il y a d’espaces, mieux c’est !

Quand la machine commence à bien tourner, vous pourrez toujours modifier les espaces en fonction de vos besoins. Vous allez avoir besoin d’un espace de Pilotage et un centre des ressources c’est là où vous hébergez vos processus, etc.

Soyez au clair au niveau des permissions et des rôles

Si vous travaillez en solo, vous vous dites que cela ne vous concerne pas, sauf que vous devriez quand même considérer ce point. On ne sait jamais, vous serez peut-être amenée à déléguer temporairement à des freelances et c’est important de bien organiser la gestion des accès.

Si vous avez déjà une équipe, cette question ne se pose même plus.

La permission n’impacte pas seulement au niveau de la facturation mais aussi sur la façon dont vous allez donner ou non accès à certaines informations dans Clickup et à qui.

Comment fonctionne la facturation de Clickup ? La facturation se fait par membre et par espace de travail, les invités sont gratuits.

J’utilise les guests ou invités quand je sais que ça va juste être une collaboration temporaire (typiquement avec les clients par exemple).

A prendre en compte, il est impossible de partager un espace avec un invité.

Pour approfondir sur ce sujet, vous pouvez consulter l’article sur le help center de Clickup.

Pourquoi réfléchir en amont à la gestion des accès ? Parce qu’une bonne organisation en amont des permissions et des rôles vous permet de donner les bonnes informations aux bonnes personnes par la suite. Rien n’est saoulant que trop d’informations.

Créez des processuss et sauvegardez-les en tant que template

Dans votre centre de connaissance, vous pouvez créer une liste qui va servir à héberger les processus liés aux tâches pour chaque livrable associé à vos services ou une étape du parcours client.

Mais avant de commencer ce chantier, il est bien nécessaire que vous fassiez un audit de ce dont vous avez besoin en termes de processus.

C’est une des choses qu’on remet toujours à plus tard parce qu’on pense qu’on doit tout faire. Commencez par les plus critiques (je définis critique, ce qui ont un haut ROI, retour sur investissement.)

Enfin, gardez les choses simples et efficaces

Il est facile de tomber en mode « sapin de noel » quand on ne fait pas attention, tellement les possibilités sont infinies avec Clickup. Votre ligne directrice pour paramétrer votre espace Clickup doit toujours être vos besoins.

Mon conseil c’est de faire en sorte que ça fonctionne. Et c’est seulement après qu’on va ajouter les fonctionnalités qui permettraient d’accélérer au fur et à mesure que l’on optimise.